Как написать сопроводительное письмо: формула, 5 шагов и примеры

Сопроводительное письмо (cover letter) отправляют вместе с резюме, чтобы объяснить работодателю, почему вы подходите на эту работу. Письмо не обязательно: для отклика достаточно резюме. Но оно помогает, когда вы меняете сферу, возвращаетесь к работе после перерыва или хотите объяснить свой интерес к конкретной вакансии.

Письмо бывает двух видов. Короткое — три-пять предложений в поле отклика на hh.ru и других площадках, в чате с работодателем или в теле письма, к которому приложено резюме. Так пишут чаще всего. Полное — несколько абзацев, которые прикладывают к резюме отдельным документом: когда вакансия особенно важна или короткого текста мало, чтобы объяснить, почему вы подходите.

Строгой нормы длины нет. В статье hh.ru о сопроводительных письмах так и сказано: «Нет строгих правил по длине сопроводительного письма». Там же ориентир для полного письма — около половины страницы.

Ниже сначала короткий вариант: формула, примеры по профессиям и два разбора «до / после». Затем пять шагов полного письма, общий чек-лист перед отправкой и пример полного письма.

Короткое письмо для отклика

Формула

1. Вакансия. Назовите должность так, как она названа в объявлении.
2. Факт. Один факт из опыта, который отвечает на главное требование вакансии.
3. Причина. Одной фразой — почему вам подходит именно эта работа.
4. Следующий шаг. Что вы готовы сделать дальше: созвониться, приехать, выйти на пробную смену.

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию официанта в ресторан на набережной. Два года работаю официантом в кафе на 60 мест, веду до шести столов одновременно и работаю в R-Keeper. Мне подходят вечерние смены, могу выйти на стажировку уже на этой неделе.

Когда такая заготовка есть, для нового отклика в ней меняются первая фраза и факт. На это уходит пара минут.

Вакансия: назовите её точно

У работодателя часто открыто несколько вакансий сразу, и «заинтересовала ваша вакансия» не говорит, какая именно. Возьмите название из объявления. Если известны компания, магазин или адрес точки, добавьте их. Пересказывать, где вы нашли вакансию и что в ней написано, не нужно: работодатель это знает.

Факт: один, под главное требование

Это ядро письма. Найдите в объявлении требование, без которого кандидата не рассмотрят, и ответьте на него одним фактом из своего опыта: программа, документ, объём работы, результат. Главное требование обычно стоит в объявлении первым или повторяется в нём не раз. У бухгалтера это часто 1С, у продавца — касса и работа с покупателями, у медицинской сестры — аккредитация по специальности. Какие требования встречаются в вакансиях разных профессий, разобрано отдельно.

Число помогает, если оно есть: «до 60 звонков в день», «четыре года на приёмке». Если чисел нет, подойдёт конкретика: название программы, тип товара, вид работ. Откуда брать такие факты — в статье о достижениях в резюме.

Одного факта достаточно: в коротком письме второй и третий размывают первый, а всё остальное есть в резюме. Слова вроде «коммуникабельна, стрессоустойчива» пишут очень многие, поэтому они вас не выделяют. Факт выделяет.

Причина: почему именно эта работа

Одна фраза о том, что вам подходит в этой вакансии: график, район, продукт, возможность вырасти. Лесть здесь не помогает: «ваша компания — лидер рынка» можно написать кому угодно. Простое «живу в десяти минутах от склада» говорит работодателю больше: дорога не станет проблемой. Если честная причина — только условия, эту часть можно пропустить.

Следующий шаг: что дальше

Закончите тем, что упростит ответ: когда вам удобно поговорить, готовы ли вы выйти на пробную смену, можете ли прислать портфолио или примеры работ. «Буду рад обратной связи» такой подсказки не даёт, а «могу приехать на собеседование в любой день до пятницы» — даёт.

Примеры коротких писем

Все примеры ниже условные: они составлены для этой статьи, люди и вакансии в них вымышлены. Берите из них структуру, а факты ставьте свои.

Продавец-консультант

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию продавца-консультанта в магазин спортивных товаров. Два года работаю в обувном магазине: консультирую покупателей, работаю на кассе и в 1С: Розница, веду выкладку. Сам бегаю, поэтому в беговой обуви разбираюсь не по каталогу. Могу выйти на стажировку со следующей недели.

Водитель-курьер

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию водителя-курьера на личном автомобиле. Права категории B, стаж восемь лет; последние полтора года развожу заказы интернет-магазина по северу города, до 25 адресов за смену. Ваш район знаю хорошо. Готов выйти с понедельника.

Повар

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию повара горячего цеха. Четыре года работаю в ресторане на 80 мест, в часы пик стою на раздаче; медицинская книжка действующая. Мне интересна кухня с сезонным меню, как у вас. Могу выйти на пробную смену в выходные.

Медицинская сестра

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию палатной медицинской сестры в хирургическое отделение. Пять лет работаю в хирургии, аккредитация по специальности «Сестринское дело» действует; перевязки, подготовка пациентов к операциям, ведение документации. До вашей больницы мне 15 минут. Готова приехать на собеседование в удобное для отделения время.

Бухгалтер

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию бухгалтера по расчёту заработной платы. Пять лет веду участок зарплаты в 1С: ЗУП на 200 сотрудников: начисления, больничные и отпускные, отчётность. Мне подходит ваш формат с двумя удалёнными днями в неделю. Готова выполнить тестовое задание.

Студент на стажировку

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на стажировку аналитика данных. Учусь на 4 курсе по прикладной математике, пишу на Python и SQL; в курсовой собрала и разобрала данные о посещаемости городских библиотек. Могу работать 25 часов в неделю, с февраля — полный день. Пришлю код курсовой, если нужно.

Если опыта работы нет совсем, опорой становятся учёба, практика и подработки. Как собрать из них резюме, разобрано в статье о резюме без опыта.

Смена профессии

Условный пример. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию менеджера по работе с клиентами в отделении банка. Пять лет работаю старшим продавцом-кассиром: консультирую покупателей, разбираю жалобы, отвечаю за кассу смены. Хочу работать там, где общение с клиентами — основная задача, и готова учиться банковским продуктам. Могу пройти обучение и выйти на стажировку.

Если вы возвращаетесь к работе после перерыва, хватит одной спокойной фразы, без оправданий: «Последние два года была в декретном отпуске, с сентября готова к полной занятости». Дальше — тот же факт под требование вакансии.

До и после: два разбора

Примеры здесь тоже условные.

Кладовщик

До. Здравствуйте. Заинтересовала ваша вакансия. Прошу рассмотреть моё резюме.

Не видно, какая вакансия, и нет ничего о человеке. Такой текст подходит к любому объявлению, поэтому ничего не добавляет к резюме.

После. Здравствуйте. Откликаюсь на вакансию кладовщика на складе в Подольске. Четыре года работаю на приёмке и отгрузке, веду учёт в 1С, инвентаризации проходили без недостач. Могу выйти на собеседование в любой день на этой неделе.

Появились вакансия и город, факт под то, что важно кладовщику (учёт и сохранность товара), и следующий шаг.

Администратор клиники

До. Имею большой опыт работы с людьми, коммуникабельна, стрессоустойчива.

Качества названы, но их нечем проверить, и примерно так пишут многие кандидаты.

После. Здравствуйте. Хочу работать администратором в вашей клинике на Ленина. Два года вела запись в стоматологии — до 60 звонков в день, работала в МИС. Ваш график 2/2 мне подходит.

«До 60 звонков в день» говорит о стрессоустойчивости лучше самого слова. МИС — медицинская информационная система: в клинике её название узнают сразу.

Как не превратить заготовку в рассылку

Держать под рукой две-три заготовки под типовые вакансии — нормальная практика. Приветствие, подпись и формулировку следующего шага можно не менять. Каждый раз меняйте название вакансии (и компанию или адрес, если известны), факт — под главное требование именно этого объявления, и причину, если она зависит от вакансии.

Фраза «рассмотрю любую работу» кажется гибкостью, но работодателю по ней трудно понять, почему вы откликнулись именно на его вакансию. Лучше назвать одну и объяснить, чем вы для неё подходите.

Где отправлять короткое письмо

По справке hh.ru, площадка просит сопроводительное письмо сразу при отклике в трёх случаях: в профиле два резюме и больше, работодатель включил обязательное письмо или к вакансии приложено тестовое задание. В остальных случаях письмо необязательно. Его можно отправить вместе с откликом или позже — со страницы отправленного отклика, в том числе через чат с работодателем.

В чате или мессенджере формула та же. Одно сообщение лучше, чем три подряд: его удобнее прочитать и переслать коллеге, который ведёт вакансию.

По почте короткое письмо пишется прямо в теле письма, резюме — во вложении, лучше в PDF. В теме — вакансия и ваше имя, например: «Кладовщик — Иван Петров». Одна строка «Резюме во вложении» без самого письма оставляет работодателя без причины открыть файл.

Полное письмо: пять шагов

Полное письмо стоит написать, если вакансия для вас особенно важна, если вы меняете сферу и одного факта мало, чтобы связать прошлый опыт с новой работой, или если работодатель прямо просит рассказать о мотивации или о проектах. Основа та же, что у короткого: вакансия, доказательства, следующий шаг. Но у каждой части больше места.

Шаг первый. Наведите справки о компании

Перечитайте текст вакансии, особенно требования к кандидату. Отметьте, что для работодателя важно в первую очередь, — на это вы и будете отвечать в письме.

Если удалось узнать имя специалиста по подбору, поприветствуйте его по имени. Если нет, обратитесь к отделу, но обязательно назовите компанию: «Уважаемые сотрудники отдела персонала завода “Прогресс”». Обращение без названия выглядит как рассылка, отправленная всем подряд.

Полезно заглянуть на сайт компании и посмотреть, чем она занимается. Так вы поймёте, как рассказать о себе, и покажете, что интерес к работе не случайный.

Шаг второй. Скажите главное в начале письма

Откликов у специалиста по подбору много, и письма он просматривает быстро. Значит, главное должно стоять там, куда точно посмотрят, — в первых строках.

После обращения назовите должность, на которую претендуете, и коротко скажите, что вас в ней привлекает. Следующим предложением объясните, почему подходите. Например: «За три года работы репетитором английского языка я подготовил к ЕГЭ более 200 школьников, 70 из них сдали экзамен на 90 баллов и выше».

Начинайте с главных результатов. Повторить то, что уже есть в резюме, не страшно. Если опыта немного или результаты трудно измерить, напишите о качествах, которые важны для этой работы, — например, о готовности учиться или умении договариваться, и подкрепите их случаем из жизни.

Шаг третий. Приведите доказательства

Ответьте себе на вопрос: что в моём опыте показывает, что я справлюсь с этой работой? Ответ на один-два абзаца и есть середина письма.

Опирайтесь на требования из вакансии. Если там написано «умение работать в сжатые сроки», расскажите случай, когда вы взяли на себя работу внезапно уволившегося коллеги и сдали её вовремя.

Примеры за пределами работы тоже подходят, если они говорят о деле: человек, организовавший в университете театральный кружок, показывает организаторские способности не хуже, чем отчётом о проекте.

Шаг четвёртый. Поблагодарите и оставьте контакты

В конце поблагодарите за внимание к вашему резюме и напишите, что готовы ответить на вопросы или приехать на собеседование. Проверьте, что телефон и почта указаны верно.

Шаг пятый. Перечитайте письмо

Пишите спокойно и по делу. Не извиняйтесь за то, чего у вас нет, и не приписывайте себе достижений, которых не было: о них могут спросить на собеседовании.

Задача письма скромная и вполне достижимая — заинтересовать работодателя настолько, чтобы он ещё раз открыл ваше резюме. Что проверить перед отправкой, собрано в списке ниже.

Проверьте перед отправкой

Список общий для короткого и полного письма.

• Вакансия названа так, как в объявлении.
• Есть хотя бы один факт под главное требование вакансии.
• В полном письме обращение по имени или к отделу, и компания названа.
• Нет чужого имени и названия чужой компании из прошлого отклика.
• Нет фразы «рассмотрю любую работу».
• Нет извинений за то, чего у вас нет, и достижений, которых не было.
• Понятен следующий шаг, телефон и почта указаны верно.
• Нет опечаток: текст перечитан перед отправкой.

Пример полного сопроводительного письма